Mislite li da će nadolazeća kriza jednako pogoditi sve IT odjele? Neće. Najviše će biti pogođeni oni koji ne razumiju svoje troškove ili ih ne znaju jasno obrazložiti.
Cijeli članak, objavljen u dnevniku Finance, dostupan je ovdje.
Kada poskupljuju hardver, licence, podrška, energija i usluge u oblaku, logično je očekivati da je glavni izazov jednostavno smanjiti trošak tehnologije. No to je pogrešan fokus. Većina tvrtki danas nema problem samo s visinom troškova, nego s nečim znatno opasnijim: gubitkom pregleda nad time kamo novac uopće odlazi.
IT troškovi postali su raspršeni, dinamični i često nepovezani s poslovnim korisnicima. Tvrtke plaćaju sve više, a istodobno sve slabije razumiju što za taj novac zapravo dobivaju.
„Najveći problem nije uvijek previsok IT proračun. Često je veći problem to što tvrtka uopće ne zna precizno objasniti od čega se taj proračun sastoji, što se u njemu krije i koje poslovne funkcije podržava.“
Kada IT više nije trošak, nego sustav skrivenih izdataka
Tvrtke danas plaćaju infrastrukturu, softver, usluge u oblaku, podatkovne platforme, vanjske izvođače, kibernetičku sigurnost, analitiku i sve više rješenja povezanih s umjetnom inteligencijom. Troškovi više ne nastaju samo pri kupnji poslužitelja ili licenci, nego se gomilaju na mnogim mjestima, često bez jasnog odgovora na tri ključna pitanja:
- tko nešto koristi,
- koliko to košta,
- što tvrtka od toga zapravo dobiva.
Upravo se zato uloga IT-ja brzo mijenja. Danas više nije dovoljno da je tehnologija „nužna“. Mora biti poslovno opravdana.
IT proračun više nije tehnička tema, nego poslovna odluka
„Vremena kada su CIO-i dobivali IT proračun na temelju popisa tehničkih zahtjeva su prošla“, kaže Aleksandar Semeraj iz IBM-a, koji se bavi automatizacijom i operativnom učinkovitošću tvrtki. „Danas uprava očekuje poslovno obrazloženje: što time dobivamo, kome to koristi, koji se troškovi smanjuju i koji se poslovni učinci poboljšavaju.“
To je velika promjena. Uprave tvrtki danas od IT-ja više ne očekuju samo sustave koji rade, nego jasne odgovore: hoće li novo rješenje povećati prihode, smanjiti rizike, skratiti vrijeme do lansiranja usluge ili poboljšati korisničko iskustvo? Ako tih odgovora nema, rasprava se brzo svodi na klasično pitanje: gdje još možemo rezati?
No upravo tu tvrtke često griješe. Najveći problem nije uvijek previsok IT proračun. Često je veći problem to što tvrtka uopće ne zna precizno objasniti od čega se taj proračun sastoji, što se u njemu krije i koje poslovne funkcije podržava.
Gdje tvrtkama danas zapravo curi novac
Na papiru se IT troškovi čine razmjerno jednostavnima: ljudi, softver, infrastruktura i vanjski partneri. U praksi je slika, međutim, znatno raspršenija. Semeraj upozorava da velik dio troškova danas više nije jednokratan ni predvidljiv. Umjesto klasičnih kupnji, tvrtke koriste pretplatničke modele, usluge koje se naplaćuju prema potrošnji i hibridna okruženja u kojima se isprepliću lokalna infrastruktura, oblak i SaaS rješenja.
Zato najviše novca često ne odlazi tamo gdje tvrtke to očekuju, nego u „sivim zonama“ svakodnevnog poslovanja. Među najčešćim primjerima su:
- predimenzionirani poslužitelji kupljeni „za svaki slučaj“,
- diskovni sustavi puni podataka bez jasnog vlasnika,
- zaboravljene ili udvostručene licence,
- SaaS alati koji se automatski obnavljaju,
- i tzv. shadow IT, kada odjeli mimo središnjeg IT-ja sami kupuju digitalne usluge.
Poseban izazov postaju i AI alati koje tvrtke ubrzano uvode, i prije nego što uopće imaju uređen pregled nad osnovnim tehnološkim troškovima. Ovdje troškovi često nastaju prema potrošnji – po broju poziva, tokenima, GPU satima ili obradi podataka – što znači da ih je bez dobrog nadzora još znatno teže kontrolirati.
„Godišnje budžetiranje osmišljeno je za predvidljiviju IT potrošnju. Danas pak mnogo troškova nastaje u hodu“, upozorava Semeraj. „Ako to i dalje pratite u Excelu i ručnim unosima, to je jasan znak da je vrijeme za suvremeniji pristup.“
Problem nije samo u nedostatku podataka, nego u tome što nisu upotrebljivi
Ako je IBM-ov pogled širi i strateški, Tilen Čuk, koji u Smartisu vodi područje upravljanja IT uslugama, DevOpsa i agilnih praksi, vrlo jasno pokazuje kako taj problem izgleda u praksi kod tvrtki koje žele stvari napokon staviti pod kontrolu. „Najveći izazov kod klijenata često je već samo prikupiti prave podatke“, kaže Čuk. „Pitanje nije samo postoje li podaci, nego jesu li kvalitetni, iz kojih ih izvora možemo dobiti i kako ih međusobno povezati.“ To je prvi veliki problem. Drugi je još više organizacijski: kako u tvrtki uopće postići dogovor o tome po kojoj logici raspoređivati troškove.
„Tvrtka može kupiti poslužitelj, ali ključno pitanje više nije samo koliko je stajao. Važno je koja ga poslovna jedinica koristi, u kojem udjelu i za koje usluge. Ako tog konsenzusa nema, troškovi se među poslovnim jedinicama često raspoređuju prema neuravnoteženim ključevima, a nitko zapravo ne zna kakav poslovni učinak stvaraju“, objašnjava Čuk.
Upravo se tu, prema njegovim riječima, pokazuje koliko je organizacija zrela u upravljanju tehnološkim troškovima. Mnoge su tvrtke još uvijek na razini na kojoj IT troškove planiraju jednom godišnje, a zatim tijekom godine uglavnom prate ostaju li unutar okvira. Sljedeća razina zrelosti je da troškove počnu redovito provjeravati, preciznije ih raspoređivati među poslovnim jedinicama i povezivati s konkretnim uslugama, korisnicima ili zahtjevima iz poslovanja. Tek tada tvrtka dobiva dovoljno jasan uvid da troškove ne samo bilježi, nego njima i aktivno upravlja.
Zašto tvrtke često rješavaju pogrešan problem
Jedna od najopasnijih zamki na koju upozorava Semeraj jest to što tvrtke operativne probleme rješavaju dokupljivanjem dodatnih resursa. Ako je sustav spor, dokupi se snažniji poslužitelj. Ako aplikacija ne radi optimalno, doda se više infrastrukture. Ako nedostaje kapaciteta, ulaže se u novu „kutiju“. No time tvrtka često ne rješava uzrok, nego samo kupuje skuplje zaobilazno rješenje. Svaki dodatni komad infrastrukture za sobom povlači troškove licenci, podršku, prostor, električnu energiju, hlađenje, sigurnosne kopije i upravljanje. Posljedica je paradoks: tvrtka troši sve više, a ima sve manje manevarskog prostora za stvarna poboljšanja, kao što su automatizacija, standardizacija ili modernizacija aplikacija.
Slično vrijedi i za manje zahtjeve poslovnih odjela, upozorava Čuk. Jedan od najpodcjenjenijih izvora troškova u IT-ju nisu nužno veliki projekti, nego mnoštvo manjih zahtjeva koji se čine gotovo besplatnima: dodatni modul u aplikaciji, novo izvješće, još jedna analitička funkcionalnost ili manja prilagodba sustava.
U stvarnosti takvi zahtjevi gotovo nikada nisu bez troška. Za sobom povlače planiranje timova, razvoj, testiranje, licence, infrastrukturu i dugoročno održavanje. „Zaposlenici podnose zahtjeve za nove usluge ili funkcionalnosti, a da zapravo nisu svjesni da to ima i svoju internu cijenu“, kaže Čuk. „Kada tvrtka to jednom počne transparentno prikazivati, počinje i racionalnije odlučivanje.“
„Jedan od najpodcjenjenijih izvora troškova u IT-ju nisu nužno veliki projekti, nego mnoštvo manjih zahtjeva koji se čine gotovo besplatnima“, objašnjava Čuk.
Što znači zreliji pristup upravljanju IT-jem
Upravo tu na scenu stupa koncept financijskog upravljanja IT-jem, kojem IBM pristupa kroz prakse Technology Business Management, a koje Smartis kao implementacijski partner pomaže prenijeti u stvarno okruženje tvrtki. U prvi plan zato dolaze i specijalizirane platforme kao što su Apptio i Cloudability, koje tvrtkama omogućuju bolji pregled nad IT potrošnjom, troškovima i odstupanjima od planova. Njihova vrijednost nije tek u dodatnoj tablici, nego u tome što pomažu IT troškove prevesti na jezik usluga, korisnika, poslovnih jedinica i konkretnih poslovnih učinaka.
Bit nije u tome da tvrtka samo „smanji IT troškove“, nego da ih počne promatrati kao usluge koje je moguće mjeriti, uspoređivati i povezati s poslovnim učincima. To znači da tvrtka više ne govori samo o poslužiteljima, licencama i aplikacijama, nego o trošku po korisniku, trošku po transakciji ili trošku po usluzi. Kada uprava jednom vidi što točno plaća i zašto, mijenja se i kvaliteta odlučivanja.
Odakle početi ako želite imati IT pod kontrolom
Dobra je vijest da tvrtkama za bolju kontrolu nad IT troškovima prije svega treba bolja disciplina upravljanja. Prvi je korak odgovoriti na osnovno pitanje: znate li u tvrtki uopće precizno pokazati kamo odlazi novac, tko ga troši i što time stvarate? Tek kada tvrtka ima jasne odgovore na ta pitanja, alati kao što su Apptio i Cloudability mogu doista pokazati svoju vrijednost kao platforme koje omogućuju sustavno upravljanje IT troškovima i uvođenje praksi IT Financial Managementa.
Ako je odgovor negativan, problem nije u tome što je IT preskup, nego u tome što njime ne upravljate cjelovito. Upravo se tu pokazuje uloga rješenja kao što je IBM Apptio, koja omogućuju bolji pregled nad IT resursima i njihovo jasno povezivanje s poslovnim funkcijama.
Tvrtke koje će u nadolazećim mjesecima i godinama biti uspješnije od konkurencije neće nužno biti one s najnižim IT proračunima. Prednost će imati one koje budu znale razlikovati trošak koji je smisleno smanjiti od investicije koju je smisleno ojačati. I upravo će se tu pokazati najveća razlika između tvrtki koje će pod pritiskom početi panično rezati i onih koje će i u zahtjevnijem razdoblju odlučivati racionalno.
IMATE LI PREGLED NAD IT TROŠKOVIMA ILI SAMO OSJEĆAJ DA GA IMATE?
Većina tvrtki vjeruje da ima svoje IT troškove pod kontrolom. Rijetko to, međutim, mogu i stvarno dokazati.
Možete li u svojoj tvrtki jasno odgovoriti na sljedeća pitanja:
- Koliki je stvarni IT trošak po korisniku, aplikaciji ili usluzi?
- Koje poslovne jedinice troše najviše resursa i zašto?
- Koliko dobro znate objasniti zašto tijekom godine dolazi do razlike između planiranih i stvarnih troškova?
- Gdje nastaju troškovi koje nitko zapravo ne prati?
- Koje IT investicije stvaraju najviše poslovne vrijednosti, a koje najmanje?
Ako na ta pitanja nemate precizne odgovore, vaš najveći problem vjerojatno nije visina IT troškova, nego njihova nepreglednost.
Smartis zajedno s IBM-om pomaže uspostaviti jasan i mjerljiv model upravljanja IT troškovima te prepoznati konkretne prilike za optimizaciju. To postiže rješenjima kao što su IBM Apptio i Cloudability – platformama koje objedinjuju upravljanje IT troškovima i kontrolu potrošnje u oblaku u jedinstven pregled cjelokupne tehnološke potrošnje tvrtke.
Prijavite se na besplatne uvodne konzultacije i provjerite gdje u vašem IT okruženju zapravo leže najveće rezerve.
Kontakt: tilen.cuk@smartis.si
