IT SE DRAŽI, PODJETJA PA SPLOH NE VEDO VEČ, KAJ PLAČUJEJO
Mislite, da bo prihajajoča kriza enako udarila po vseh IT-oddelkih? Ne bo. Najbolj na udaru bodo tisti, ki svojih stroškov ne razumejo ali jih ne znajo jasno utemeljiti.
Celoten članek, objavljen v Financah, je na voljo tukaj.
Ko se dražijo strojna oprema, licence, podpora, energija in storitve v oblaku, je logično pričakovati, da je glavni izziv preprosto znižati strošek tehnologije. A to je napačen fokus. Večina podjetij danes nima več težave le z višino stroškov, temveč z nečim bistveno bolj nevarnim: izgubo pregleda nad tem, kam denar sploh odteka.
IT-stroški so postali razpršeni, dinamični in pogosto nepovezani s poslovnimi uporabniki. Podjetja plačujejo vedno več, a hkrati vse slabše razumejo, kaj za ta denar dejansko dobijo.
»Največji problem ni vedno previsok IT-proračun. Pogosto je večja težava, da podjetje sploh ne zna natančno razložiti, iz česa je ta proračun sestavljen, kaj se v njem skriva in katere poslovne funkcije podpira.«
Ko IT ni več strošek, ampak sistem skritih izdatkov
Podjetja danes plačujejo za infrastrukturo, programsko opremo, oblačne storitve, podatkovne platforme, zunanje izvajalce, kibernetsko varnost, analitiko in vedno več rešitev, povezanih z umetno inteligenco. Stroški ne nastajajo več le pri nakupu strežnika ali licenc, temveč se kopičijo na številnih mestih in pogosto brez jasnega odgovora na tri ključna vprašanja:
- kdo nekaj uporablja,
- koliko to stane,
- kaj podjetje od tega dejansko dobi.
Prav zato se vloga IT-ja hitro spreminja. Danes ne zadošča več, da je tehnologija »nujna«. Postati mora poslovno upravičena.
IT-proračun ni več tehnična tema, ampak poslovna odločitev
»Časi, ko so CIO-ji dobili IT-proračun na podlagi seznama tehničnih zahtev, so mimo,« pravi Aleksandar Semeraj iz IBM, ki se ukvarja z avtomatizacijo in operativno učinkovitostjo podjetij. »Danes vodstvo pričakuje poslovno utemeljitev: kaj s tem dobimo, komu koristi, kateri stroški se zmanjšajo in kateri poslovni učinki se izboljšajo.«
To je velika sprememba. Vodstva podjetij danes od IT-ja ne pričakujejo več le delujočih sistemov, temveč jasne odgovore: ali bo nova rešitev povečala prihodke, zmanjšala tveganja, skrajšala čas do lansiranja storitve ali izboljšala uporabniško izkušnjo? Če teh odgovorov ni, se razprava hitro zvede na klasično vprašanje: kje lahko še režemo?
Toda prav tu podjetja pogosto naredijo napako. Največji problem ni vedno previsok IT-proračun. Pogosto je večja težava, da podjetje sploh ne zna natančno razložiti, iz česa je ta proračun sestavljen, kaj se v njem skriva in katere poslovne funkcije podpira.
Kje podjetjem danes dejansko uhaja denar
Na papirju se IT-stroški zdijo razmeroma preprosti: ljudje, programska oprema, infrastruktura in zunanji partnerji. V praksi pa je slika bistveno bolj razpršena. Semeraj opozarja, da danes velik del stroškov ni več enkraten ali predvidljiv. Namesto klasičnih nakupov podjetja uporabljajo naročniške modele, storitve po porabi in hibridna okolja, v katerih se prepletajo lokalna infrastruktura, oblak in SaaS-rešitve.
Največ denarja zato pogosto ne odteka tam, kjer podjetja to pričakujejo, ampak v »sivih conah« vsakodnevnega delovanja. Med najpogostejšimi primeri so:
- predimenzionirani strežniki, kupljeni »za vsak primer«,
- diskovni sistemi, polni podatkov brez jasnega lastnika,
- pozabljene ali podvojene licence,
- SaaS-orodja, ki se samodejno obnavljajo,
- in t. i. shadow IT, ko oddelki mimo osrednjega IT-ja sami kupujejo digitalne storitve.
Poseben izziv postajajo tudi UI-orodja, ki jih podjetja pospešeno uvajajo, še preden imajo sploh urejen pregled nad osnovnimi tehnološkimi stroški. Tu stroški pogosto nastajajo po porabi – po številu klicev, tokenih, GPU-urah ali procesiranju podatkov – kar pomeni, da jih je brez dobrega nadzora še bistveno težje obvladovati.
»Letno budžetiranje je bilo ustvarjeno za bolj predvidljivo IT-porabo. Danes pa veliko stroškov nastaja sproti,« opozarja Semeraj. »Če to še vedno spremljate z Excelom in ročnimi vnosi, je to jasen signal, da je čas za sodobnejši pristop.«
Težava ni le v pomanjkanju podatkov, ampak v tem, da niso uporabni
Če je IBM-ov pogled širši in strateški, Tilen Čuk, ki v Smartisu vodi področje upravljanja IT-storitev, DevOpsa in agilnih praks, zelo jasno pokaže, kako ta problem izgleda v praksi pri podjetjih, ki želijo stvari končno spraviti pod nadzor. »Največji izziv pri strankah je pogosto že pridobiti prave podatke,« pravi Čuk. »Vprašanje ni samo, ali podatki obstajajo, ampak, ali so kakovostni, iz katerih virov jih lahko dobimo in kako jih med seboj povežemo.« To je prvi velik problem. Drugi pa je še bolj organizacijski: kako v podjetju sploh doseči dogovor, po kakšni logi razporejali.
»Podjetje lahko kupi strežnik, ampak ključno vprašanje ni več le, koliko je stal. Pomembno je, katera poslovna enota ga uporablja, v kolikšnem deležu in za katere storitve. Če tega konsenza ni, se stroški med poslovne enote pogosto razporejajo po neuravnoteženih ključih, pri čemer nihče zares ne ve, kakšen poslovni učinek ustvarjajo,« pojasnjuje Čuk.
Prav tu se po njegovih besedah pokaže, kako zrela je organizacija pri upravljanju tehnoloških stroškov. Veliko podjetij je še vedno na ravni, kjer IT stroške načrtujejo enkrat letno, nato pa med letom predvsem spremljajo, ali še ostajajo znotraj okvirjev. Naslednja stopnja zrelosti pa je, da začnejo stroške redno preverjati, jih bolj natančno razporejati med poslovne enote in jih povezovati s konkretnimi storitvami, uporabniki ali zahtevki iz poslovanja. Šele takrat podjetje dobi dovolj jasen vpogled, da lahko stroške ne le beleži, ampak jih tudi aktivno upravlja.
Zakaj podjetja pogosto rešujejo napačen problem
Ena najbolj nevarnih pasti, na katero opozarja Semeraj, je, da podjetja operativne težave rešujejo z dokupovanjem dodatnih virov. Če je sistem počasen, se dokupi zmogljivejši strežnik. Če aplikacija ne deluje optimalno, se doda več infrastrukture. Če primanjkuje kapacitete, se investira v novo »škatlo«. Toda s tem podjetje pogosto ne rešuje vzroka, temveč le kupuje dražji obvoz. Vsak dodaten kos infrastrukture za sabo potegne še licenčne stroške, podporo, prostor, elektriko, hlajenje, varnostne kopije in upravljanje. Posledica je paradoks: podjetje porablja vedno več, a ima vedno manj manevrskega prostora za resnične izboljšave, kot so avtomatizacija, standardizacija ali modernizacija aplikacij.
Podobno velja tudi za manjše zahteve iz poslovnih oddelkov, opozarja Čuk. Eden najbolj podcenjenih virov stroškov v IT-ju niso nujno veliki projekti, temveč množica manjših zahtevkov, ki se zdijo skoraj brezplačni: dodatni modul v aplikaciji, novo poročilo, še ena analitična funkcionalnost ali manjša prilagoditev sistema.
V resnici pa takšne zahteve skoraj nikoli niso brez stroška. Za sabo potegnejo planiranje ekip, razvoj, testiranje, licence, infrastrukturo in dolgoročno vzdrževanje. »Zaposleni oddajajo zahteve za nove storitve ali funkcionalnosti, ne da bi se zares zavedali, da ima to tudi svojo interno ceno,« pravi Čuk. »Ko podjetje enkrat začne to transparentno prikazovati, se začne tudi bolj racionalno odločanje.«
»Eden najbolj podcenjenih virov stroškov v IT-ju niso nujno veliki projekti, temveč množica manjših zahtevkov, ki se zdijo skoraj brezplačni,« pojasnjuje Čuk.
Kaj pomeni bolj zrel pristop k upravljanju IT-ja
Prav tu vstopa koncept finančnega upravljanja IT-ja, ki ga IBM naslavlja skozi prakse Technology Business Management, ki jih Smartis kot implementacijski partner pomaga prenesti v realno okolje podjetij. V ospredje zato prihajajo tudi specializirane platforme, kot sta Apptio in Cloudability, ki podjetjem omogočajo boljši pregled nad IT-porabo, stroški in odstopanji od načrtov. Njuna vrednost ni zgolj v dodatni preglednici, temveč v tem, da pomagata IT-stroške prevesti v jezik storitev, uporabnikov, poslovnih enot in konkretnih poslovnih učinkov.
Bistvo ni v tem, da podjetje zgolj »zmanjša IT-stroške«, ampak da jih začne obravnavati kot storitve, ki jih je mogoče meriti, primerjati in povezati s poslovnimi učinki. To pomeni, da podjetje ne govori več le o strežnikih, licencah in aplikacijah, temveč o strošku na uporabnika, strošku na transakcijo ali strošku na storitev. Ko vodstvo enkrat vidi, kaj točno plačuje in zakaj, se spremeni tudi kakovost odločanja.
Kje začeti, če želite imeti IT pod nadzorom
Dobra novica je, da podjetja za boljši nadzor nad IT-stroški potrebujejo predvsem boljšo disciplino upravljanja. Prvi korak je odgovor na osnovno vprašanje: ali v podjetju sploh znate natančno pokazati, kam odteka denar, kdo ga porablja in kaj s tem ustvarjate? Šele ko ima podjetje jasne odgovore na ta vprašanja, lahko orodja, kot sta Apptio in Cloudability, zares pokažejo svojo vrednost kot platformi, ki omogočata sistematično upravljanje IT-stroškov in uvajanje praks IT Financial Managementa.
Če je odgovor negativen, problem ni v tem, da je IT predrag, temveč v tem, da ga ne upravljate celovito. Prav tu se pokaže vloga rešitev, kot je IBM Apptio, ki omogočajo boljši pregled nad IT-viri in njihovo jasno povezavo s poslovnimi funkcijami.
Podjetja, ki bodo v prihodnjih mesecih in letih uspešnejša od konkurence, ne bodo nujno tista z najnižjimi IT-proračuni. Prednost bodo imela tista, ki bodo znala ločiti med stroškom, ki ga je smiselno znižati, in investicijo, ki jo je smiselno okrepiti. In prav tu se bo zgodila največja razlika med podjetji, ki bodo pod pritiskom začela panično rezati, ter tistimi, ki bodo tudi v zahtevnejšem obdobju odločala racionalno.
IMATE PREGLED NAD IT-STROŠKI ALI LE OBČUTEK, DA GA IMATE?
Večina podjetij verjame, da ima svoje IT-stroške pod nadzorom. Redko pa jih lahko to tudi dejansko dokaže.
Si lahko v vašem podjetju jasno odgovorite na naslednja vprašanja:
- Kolikšen je dejanski strošek IT na uporabnika, aplikacijo ali storitev?
- Katere poslovne enote porabijo največ virov in zakaj?
- Kako dobro znate pojasniti, zakaj med letom prihaja do razkoraka med planiranimi in dejanskimi stroški?
- Kje nastajajo stroški, ki jih nihče zares ne spremlja?
- Katere IT-investicije ustvarjajo največ poslovne vrednosti in katere najmanj?
Če na ta vprašanja nimate natančnih odgovorov, potem vaš največji problem verjetno ni višina IT-stroškov, temveč njihova nepreglednost.
V Smartisu skupaj z IBM-om pomagajo vzpostaviti jasen in merljiv model upravljanja IT-stroškov ter prepoznati konkretne priložnosti za optimizacijo. To dosegajo z rešitvami, kot sta IBM Apptio in Cloudability – platformama, ki združujeta upravljanje IT-stroškov in nadzor oblačne porabe v enoten pogled na celotno tehnološko porabo podjetja.
Naročite se na brezplačen uvodni posvet in preverite, kje v vašem IT-okolju dejansko nastajajo največje rezerve.
Kontakt: tilen.cuk@smartis.si